Pengelolaan Arsip, Bawaslu Kabupaten/Kota Perlu Sarana dan Prasarana

Semarang - Sebagai lembaga negara yang menyelenggarakan kegiatan menggunakan anggaran dari negara, memang sudah menjadi kewajiban Bawaslu Kabupaten/Kota untuk pengelolaan arsip yang diciptakan pada masing-masing unit kerja. Sejak lembaga pengawasan di tingkat Kabupaten/Kota masih berbentuk ad hoc, sudah beberapa arsip Panwas Kabupaten Kebumen yang diciptakan. Keterbatasan masa jabatan Panwas Kabupaten Kebumen yang berbentuk ad hoc, belum lagi ketersediaan tempat untuk penyimpanan arsip yang berbentuk dinamis in aktif, akhir nya arsip-arsip tersebut dititipkan ke dinas yang mengelola arsip di kabupaten kebumen, yang kini disebut dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kebumen.

Awal tahun 2022, Bawaslu Kabupaten Kebumen membuat buku sejarah pengawasan. Arsip-arsip yang dititipkan di Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kebumen sejak tahun 2010 menjadi salah satu sumber yang digunakan untuk pembuatan buku sejarah. Nantinya arsip-arsip tersebut bisa diserahkan kepada Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kebumen karena memiliki nilai sejarah atau bahkan bisa dikembalikan kepada Bawaslu Kabupaten Kebumen karena sudah melewati jadwal retensi, dan bisa dilakukan pemusnahan setelah melewati penilaian.

Setelah menjadi lembaga yang berbentuk badan sejak tahun 2018, Bawaslu Kabupaten Kebumen sudah mulai melakukan pengelolaan arsip dinamis in aktif, walaupun dengan keterbatasan tempat. Dalam satu tahun pengelolaan arsip, Bawaslu Kabupaten Kebumen bisa mengolah puluhan bahkan seratus lebih kotak arsip in aktif yang selanjutnya disimpan di ruang penyimpanan arsip in aktif. Pengelolaan arsip di Bawaslu Kabupaten Kebumen pun sementara masih menggunakan aplikasi dari Pemerintah Kabupaten Kebumen, menunggu turunan aplikasi dari Bawaslu Republik Indonesia.

Tanggal 21-22 Desember 2022, Bawaslu Kabupaten Kebumen mengirimkan dua orang stafnya untuk menghadiri Bimbingan Teknis Kearsipan di Hotel Grand Edge, Semarang yang di selenggarakan oleh Bawaslu Provinsi Jawa Tengah. Kegiatan ini menghadirkan dua orang narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Provinsi Jawa Tengah yakni Fadlilah Kusmarni dan Diyah Wahyuningsih. Keduanya menyampaikan hal yang sama, bahwa untuk memaksimalkan pengolahan arsip yang baik paling tidak ada beberapa elemen pendukung yang tidak kalah penting dari arsip itu sendiri, yakni pertama sumber daya manusia yang menguasai pengelolaan arsip, sarana prasarana serta sistem yang mumpuni.

Selama beberapa tahun pengelolaan arsip, Bawaslu Kabupaten Kebumen berusaha melaksanakan dengan berbagai keterbatasan. Bawaslu Kabupaten Kebumen berkoordinasi dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kebumen guna meningkatkan kapasitas sumber daya manusia pengelola arsip, yang semula memang tidak memiliki dasar keilmuan kearsipan. Selain itu koordinasi tersebut terkait digitalisasi arsip dengan aplikasi. Pemerintah Kabupaten Kebumen sendiri, hingga kini masih menggunakan Aplikasi SIKD (Sistem Kearsipan Dinamis). Aplikasi tersebut antara lain memuat menu, arsip aktif, arsip inaktif, surat keluar dan surat masuk. Pengelola bisa menginput dan mengupload surat masuk dan surat keluar di lembaganya. Selain itu dimudahkan pula untuk mengelola daftar arsip dinamis, baik yang aktif maupun inaktif. Bawaslu Kabupaten Kebumen di pertengahan tahun 2022 juga telah menghadirkan narasumber dari Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Daerah Kabupaten Kebumen untuk meningkatkan kapasitas pengelola. Pengarsipan juga sudah menggunakan sarana seperti filling cabinet, folder map, box arsip dan kertas samson. Namun Bawaslu Kabupaten Kebumen dalam pengelolaan arsip sebenarnya juga mengharapkan keseriusan pula dari jajaran atas, misal terkait sistem, Bawaslu Kabupaten Kebumen mengharapkan adanya sistem khusus yang memang sudah di design menyesuaikan Perbawaslu 11, 12, 13 dan 14. Sarana dan Prasarana seperti rak dan tempat penyimpanan arsip dinamis in aktif. Kearsipan   di lembaga bawaslu, agaknya tidak hanya menjadi tanggung jawab masing-masing, namun juga semua, baik ditingkat kabupaten/kota, provinsi sampai dengan pusat, semoga kedepannya bisa saling bersinergi dan berkoordinasi untuk pengelolaan kearsipan yang lebih baik. (Hms/Ptr)